Effizient digitalisieren: Dokumentenscanning für Verwaltungen und KMU in der Schweiz

Stellen Sie sich vor: Sie brauchen einen unterzeichneten Vertrag aus dem Jahr 2018 – und statt ihn mit wenigen Klicks zu finden, suchen Sie sich durch Ordner, Archive oder sogar externe Lager.

Kommt Ihnen bekannt vor? Dann lesen Sie weiter!

Ob Bauunternehmen, Verwaltung oder KMU – viele Schweizer Organisationen arbeiten noch immer mit papierbasierten Prozessen. Laut einer Erhebung von Digitalswitzerland verfügen nur 47% der KMU über eine umfassende Digitalisierungs-Strategie. Das bedeutet: 53% haben bislang noch keine ganzheitliche Strategie für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse implementiert.

Dokumenten-Scanning ist dabei oft der erste, pragmatische Schritt: weg vom physischen Archiv, hin zu einer digitalen, strukturierten und gesetzeskonformen Datenbasis.

Sind Sie bereit, Ihr Papierchaos zu beseitigen und Ihre Dokumente in den Griff zu bekommen?

Dokumentenscanning bezeichnet den Prozess, bei dem physische Dokumente in digitale Form überführt werden. Das bedeutet: Papierunterlagen wie Verträge, Belege, Akten oder Pläne werden gescannt, per OCR (Texterkennung) lesbar gemacht und in strukturierter Form archiviert.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Nicht jeder, der Scanner in Serie betreibt, ist automatisch der richtige Partner für dein Unternehmen. Gerade in der Schweiz sind die Anforderungen hoch – technisch, rechtlich und operativ. Ein guter Scanning-Anbieter überzeugt daher nicht nur mit leistungsfähiger Hardware, sondern vor allem mit einem durchdachten Prozess und viel Erfahrung im Umgang mit sensiblen Dokumenten.

Achten Sie bei der Auswahl insbesondere auf folgende Punkte:

Datenschutz & Standort Schweiz
Ihre Dokumente enthalten vertrauliche Informationen - hier ist höchste Sorgfalt gefragt. Achten Sie darauf, dass alle Prozesse (Abholung, Transport, Speicherung und Vernichtung) ausschliesslich in der Schweiz stattfinden und der Anbieter das neue Datenschutzgesetz (revDSG) konsequent umsetzt. Dabei greifen höchste Sicherheitsstandards: verschlüsselte Übertragung, Zugriffs­kontrollen und revisions­sichere Vernichtung nach ISO/IEC 21964 gewährleistet werden. So ist sichergestellt, dass Ihre Daten nicht nur während der Speicherung, sondern auch bei der Vernichtung umfassend geschützt sind.

Erfahrung mit deiner Branche
Ob Treuhand, Verwaltung, Gesundheitswesen oder Bau – jede Branche hat spezielle Anforderungen.
Ein erfahrener Anbieter kennt die typischen Dokumentarten, Aufbewahrungsfristen und Klassifizierungslogiken Ihrer Branche.
Worauf Sie achten solltest:

Lassen Sie sich Beispiele zeigen – so erkennen Sie auf einen Blick, ob der Anbieter wirklich zu Ihnen passt.

Revisionssichere Digitalisierung
Für steuerlich oder rechtlich relevante Unterlagen ist revisionssicheres Scanning Pflicht. Ein guter Anbieter kann dir das nicht nur zusichern, sondern auch belegen. Verlassen Sie sich auf GeBüV-konforme Abläufe, Audit-Trails und offizielle Zertifizierungen. Tipp: Werfen Sie einen Blick auf die Liste der zertifizierten Anbieter für revisionssichere Digitalisierung in der Schweiz.

Flexibilität und Integration
Moderne Scans sind mehr als nur PDFs. Idealerweise bekommen Sie Ihre Dokumente mit Indexfeldern oder OCR-Texterkennung – so, dass Sie sie direkt ins DMS oder Archivsystem übernehmen können. Fortschrittliche Anbieter erkennen sogar Handschriften – praktisch, wenn viele Notizen oder Unterschriften im Spiel sind.

Logistik & Rundum-Service
Sie wollen jederzeit wissen, wo sich Ihre Dokumente befinden?
Ein durchgängiges Tracking – vom Versiegeln bis zur Vernichtung – schafft Transparenz und Sicherheit.
Persönliche Ansprechpartner, klar definierte Service-Level-Agreements (SLAs) und ein zuverlässiger Support sorgen für schnelle Reaktionszeiten, auch bei dringenden Nachfragen.

Transparenz & Skalierbarkeit Transparente Preisstrukturen (zum Beispiel nach Blattzahl, Projektumfang oder als Pauschale) sowie regelmässige Reports zu Qualität und KPIs machen Ihre Kosten und Fortschritte jederzeit sichtbar. Wichtig: Die Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen – egal, wie viele Dokumente Sie zukünftig digitalisieren möchten.

Grundsätzlich für alle, die regelmässig mit Papierdokumenten arbeiten – und deren Archivierung, Suche oder Verwaltung zunehmend zur Belastung wird. Doch besonders lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem externen Scanning-Anbieter für:

Ob als einmaliges Projekt oder als dauerhafter Scanning-Service: Ein professioneller Anbieter kann Ihnen nicht nur helfen, Papier in digitale Daten zu verwandeln – sondern auch Prozesse zu verschlanken, Compliance zu sichern und langfristig Kosten zu sparen.

In der Schweiz gibt es eine Vielzahl von Scanning-Dienstleistern – von spezialisierten KMU bis hin zu Unternehmen mit umfassenden Digitalisierungsangeboten. Hier finden Sie eine Auswahl etablierter Anbieter, die für unterschiedliche Anforderungen geeignet sind:

Cent Systems AG Das 1985 gegründete Schweizer IT-Dienstleistungsunternehmen ist ein Pionier in der Digitalisierung mit Fokus auf Input-Management. Das Unternehmen ist ISO-zertifiziert und bietet umfassende Scanning- und Archivierungsdienstleistungen an. www.cent-systems.ch

Sydoc AG Sydoc digitalisiert physische und elektronische Archive mit KI-gestützter Technologie. Der Anbieter automatisiert die Klassifizierung von Dokumenten und bietet eine nahtlose Transformation in digitale Formate, auf Wunsch auch vor Ort. www.sydoc.ch

Koelliker Büroautomation AG Mit Wurzeln im Papermanagement seit 1945 bietet das Unternehmen SmartScan schweizweite Scanning-Services für KMU. QM- und ISO-zertifiziert, kombiniert der Anbieter umfassende Fachkompetenz mit persönlicher Betreuung, einfacher Abwicklung und einem flächendeckenden Servicenetz. www.koelliker.ch

Ob Sie einzelne Akten digitalisieren oder Ihr gesamtes Archiv umstellen möchtest – der richtige Scanning-Anbieter hilft dir, Zeit, Platz und Nerven zu sparen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Anforderungen kennen – und gezielt danach auswählen, wer sie am besten erfüllt.

Hier ein paar Leitfragen für Ihre Entscheidung:

Wenn Sie diese Fragen klären, finden Sie nicht nur einen Anbieter - sondern einen echten Digitalisierungspartner.