Input Management und Archiv kombinieren - Was sind die Vorteile?

Dokumente gehören zum Alltag jedes Unternehmens – ob Rechnungen, Verträge oder E-Mails. Doch oft landen sie an den falschen Orten, werden doppelt abgelegt oder sind im entscheidenden Moment unauffindbar. Die Lösung? Eine durchdachte Kombination aus Input Management und digitaler Archivierung.

Input Management beschreibt den Prozess, mit dem alle eingehenden Informationen im Unternehmen – egal ob analog oder digital – systematisch erfasst, klassifiziert und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Dazu zählen etwa Papierpost, E-Mails, PDFs oder andere Dokumente, die automatisch erkannt, ausgelesen und in bestehende Workflows integriert werden. Der Zweck ist klar: Informationen sollen nicht irgendwo im Unternehmen versickern, sondern zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein. Typische Schritte im Input Management sind Scannen, Texterkennung (OCR), Datenextraktion, Klassifikation und Verteilung – idealerweise in Echtzeit und ohne Medienbrüche.

Archivierung bedeutet die strukturierte und langfristige Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen – digital, gesetzeskonform und jederzeit nachvollziehbar. In der Schweiz regeln die GeBüV und das Obligationenrecht die Anforderungen an die digitale Archivierung, darunter zum Beispiel:

Ein digitales Archivsystem speichert Dokumente mit Zeitstempel, verschlagwortet sie automatisch und sichert sie langfristig ab – meist auf Servern mit hohen Sicherheitsstandards, häufig in der Schweiz oder EU. Dabei geht es nicht nur um Rechtssicherheit, sondern auch um Auffindbarkeit und Ausfallsicherheit.

Die Kombination schafft einen durchgängigen digitalen Prozess: vom Eingang eines Dokuments bis zur rechtskonformen Archivierung. Statt Informationen doppelt zu erfassen oder manuell zu verschieben, werden sie direkt beim Eingang korrekt eingeordnet, bearbeitet und sicher abgelegt. Besonders im Zusammenspiel mit modernen ERP-, DMS- oder Buchhaltungssystemen entstehen so automatisierte Workflows, die Abläufe beschleunigen und vereinfachen. Diese Integration bedeutet auch, dass Mitarbeitende nur noch ein System benötigen, um mit Dokumenten zu arbeiten – von der Bearbeitung bis zur Ablage. Informationen müssen nicht mehr gesucht, kopiert oder neu verschlagwortet werden. Sie sind einfach da – wenn man sie braucht.

Die Vorteile reichen von klaren Zeit- und Kosteneinsparungen bis hin zu mehr Transparenz und Rechtssicherheit. Mitarbeitende müssen keine Dokumente mehr manuell in Ordner verschieben oder Namen vergeben. Auch Doppelablagen oder verlorene Dateien gehören der Vergangenheit an. Zudem entsteht eine zentrale Informationsbasis: Alle Dokumente sind einheitlich verschlagwortet, auffindbar und nachvollziehbar. Prozesse werden beschleunigt, das Fehlerrisiko sinkt – und das Unternehmen wird fit für Automatisierung, KI-gestützte Analyse und modernes Wissensmanagement.

Statt zeitraubender Abstimmungen und E-Mail-Pingpong laufen Freigaben über vordefinierte Workflows. Statt Suchaufwand gibt es intelligente Volltextsuche. Statt manueller Ablage landen Dokumente automatisch dort, wo sie hingehören – inklusive Aufbewahrungsfrist, Metadaten und Versionskontrolle. Besonders in der Buchhaltung, im Personalwesen und bei Vertragsprozessen zeigt sich die Wirkung deutlich: Freigaben, Rückfragen und Archivierung passieren in einem Rutsch. Das erhöht die Geschwindigkeit und verringert die Fehleranfälligkeit.

Am deutlichsten profitieren:

Dass diese Abteilungen besonders profitieren, zeigt sich auch in der swiDOC-Studie zur digitalen Archievierung in der Schweizer KMU. Demnach setzen viele kleine und mittlere Unternehmen bereits auf moderne Archivlösungen – am häufigsten in den Bereichen Buchhaltung, HR und Kundenmanagement. Die Gründe: Hohe Dokumentendichte, wiederkehrende Prozesse und klare Compliance-Vorgaben.

Gerade bei der GeBüV ist die revisionssichere Archivierung Pflicht. Die Kombination von Input Management und Archiv sorgt dafür, dass jede Information korrekt und unveränderbar gespeichert wird – inklusive Zeitstempel, Zugriffsprotokoll und Aufbewahrungsfristen. Prüfungen lassen sich damit stressfrei bestehen, da jede Information lückenlos dokumentiert ist. Lösungen wie swiDOC für KMU setzen genau hier an: Sie bieten nicht nur gesetzeskonforme Archivierung nach Schweizer Vorgaben, sondern sind auch speziell auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen abgestimmt – einfach, sicher und skalierbar.

Moderne Archivsysteme setzen auf rollenbasierten Zugriff, Verschlüsselung und DSGVO-konforme Speicherung. Nur berechtigte Personen sehen die Dokumente – und jede Änderung wird protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Zudem lassen sich Daten nach Ablauf der Frist automatisiert löschen – was den Datenschutz stärkt und Haftungsrisiken minimiert.

Technisch basiert die Lösung meist auf einem DMS oder einer Archivplattform, die über Schnittstellen mit vorhandenen Systemen kommuniziert: ERP, E-Mail, HR-Systeme oder Scanner. Input Management erfolgt über Capture-Software oder native Cloudlösungen. KI-gestützte Verfahren wie OCR und NLP (Natural Language Processing) sorgen für automatische Klassifikation, Verschlagwortung und Verarbeitung. NLP erkennt etwa, ob ein Dokument eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Bericht ist – auch wenn es nicht exakt so benannt ist. Das System lernt aus bisherigen Dokumenten und verbessert sich laufend.

Wie die SER Group zeigt, kann moderne Input-Management-Software mithilfe von KI nicht nur Dokumente automatisch erkennen und zuordnen, sondern auch deren Inhalte „verstehen“. Auf Basis kontextueller Informationen lassen sich so präzisere Entscheidungen treffen – etwa bei der Unterscheidung zwischen Verträgen, Rechnungen oder Bestellungen, selbst wenn diese ähnlich aufgebaut sind. Gleichzeitig hebt Aprova hervor, dass KI-basierte Automatisierung auch wirtschaftlich überzeugt: Sie reduziert manuelle Eingabefehler, beschleunigt Verarbeitungszeiten und lässt sich flexibel an wachsende Dokumentenvolumen anpassen. Gerade für KMU entstehen dadurch messbare Produktivitätsgewinne – bei gleichbleibender Qualität.

Beispielsweise:

Das Ziel: keine Medienbrüche – sondern ein einheitlicher, automatisierter Informationsfluss.

Neben dem Einsparpotenzial bei Papier, Druck und Lagerfläche bringt die Zeitersparnis den größten Hebel. Weniger Suchzeit, weniger Rückfragen, weniger manuelle Arbeit bedeuten: Mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben. Zudem minimieren sich Risiken durch Fehler oder unvollständige Dokumentation – besonders relevant bei Audits. Wie groß dieses Potenzial ist, zeigt eine Analyse von Gryps; Mitarbeitende verbringen im Schnitt 22 Minuten täglich mit der Suche nach Dokumenten. Bei 10 Mitarbeitern und einem internen Stundensatz von 60 CHF ergeben sich daraus jährlich über 50'000 CHF an indirekten Kosten – pro Abteilung. Mit automatisierter Ablage lassen sich solche Verluste nahezu eliminieren.

Viele Unternehmen berichten von einer Amortisation innerhalb von 12 bis 24 Monaten. Besonders beim Rechnungseingang oder Vertragsmanagement lässt sich der Effekt schnell messen – und intern weitervermitteln. Wie gering die Einstiegshürden sein können, zeigt eine Übersicht von Business Solutions GmbH: Bereits ab etwa 15 bis 65 CHF pro Mitarbeitenden und Monat lassen sich moderne DMS-Lösungen betreiben. Die Ersparnis durch Zeitgewinn, weniger Fehler und Wegfall manueller Ablagen sorgt meist schon bei minimalem Einsatz für einen positiven ROI.

Die Kombination von Input Management und digitaler Archivierung schafft klare Strukturen, spart Zeit und senkt Risiken. Dokumente landen direkt dort, wo sie hingehören – sicher, auffindbar und revisionskonform. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das: Weniger manuelle Arbeit, weniger Sucherei und mehr Übersicht im Alltag. Wer jetzt digital nachrüstet, legt den Grundstein für effizientere Prozesse, bessere Zusammenarbeit und eine zukunftssichere IT-Landschaft. Der Einstieg ist oft einfacher als gedacht – und lohnt sich schneller, als man erwartet.