MeinThurgau – Digitale Archivierung und Vertrauen: Mit swiDOC zu effizienter Compliance
Thomas Hepp
Fri Sep 08 2023
Einleitung
In Zeiten rasanter digitaler Transformation wird es immer wichtiger, Geschäftsprozesse nicht nur effizient, sondern auch absolut zuverlässig zu gestalten. MeinThurgau AG, ein Unternehmen mit Sitz in Weinfelden, Schweiz, hat sich dieser Herausforderung gestellt, indem es eine moderne Lösung für die Archivierung von Finanzdokumenten implementiert hat. Die Plattform swiDOC bildet dabei das Herzstück einer Strategie, die es ermöglicht, jahrzehntelange Belege – von Rechnungen über Quittungen bis hin zu umfassenden Buchhaltungsunterlagen – revisionssicher zu archivieren und gesetzeskonform zu verwalten.
Die Ausgangslage war komplex: Kleine und mittlere Unternehmen (SMEs) sahen sich mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl an finanziellen Unterlagen effizient und rechtskonform zu speichern. Die strengen Anforderungen des Schweizer Rechts erforderten nicht nur eine digitale Archivierung, sondern auch den Nachweis, dass sämtliche Daten unverändert und authentisch sind. Hier setzt die Partnerschaft mit OriginStamp an, die meinThurgau mit modernster Blockchain-Technologie unterstützt.
Die Herausforderung
Die digitale Transformation im Bereich der Finanzarchivierung bringt einige spezifische Herausforderungen mit sich. Für meinThurgau galt es, eine Lösung zu finden, die folgende Kernprobleme adressiert:
- Effizienz in der Datenverwaltung:
Die Archivierung von bis zu einem Jahrzehnt an Belegen und Rechnungen erforderte ein System, das grosse Datenmengen schnell und zuverlässig verarbeiten kann. - Gesetzeskonforme Archivierung:
Die Einhaltung der strengen Schweizer Archivierungsvorschriften verlangte nach einer fälschungssicheren Dokumentation aller Finanzdaten. - Transparenz und Vertrauen:
Kunden und Geschäftspartner mussten sicher sein, dass alle archivierten Daten unverändert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Diese Anforderungen stellten ein erhebliches Hindernis dar, da traditionelle Archivierungslösungen häufig nicht die notwendige Skalierbarkeit und Sicherheit boten. Der Bedarf an einer Lösung, die sowohl kosteneffizient als auch zukunftssicher ist, führte zur strategischen Entscheidung, auf die OriginStamp Blockchain Timestamp Technologie in Verbindung mit swiDOC zu setzen.
Die Lösung: swiDOC und die OriginStamp Blockchain Timestamp Technologie
Um die komplexen Herausforderungen zu bewältigen, wurde bei meinThurgau die innovative Archivierungslösung swiDOC implementiert. Dieses Tool nutzt die OriginStamp Blockchain Timestamp API, um jedem archivierten Dokument einen eindeutigen und manipulationssicheren Zeitstempel zuzuweisen. Dadurch wird garantiert, dass alle Finanzdaten revisionssicher und unverändert gespeichert werden.
Die wesentlichen Merkmale dieser Lösung sind:
- Automatisierte Dokumentensignierung:
Jeder Beleg wird automatisch mit einem digitalen Fingerabdruck versehen, der auf öffentlichen Blockchains wie Bitcoin oder Ethereum gesichert wird. - Integration in bestehende Systeme:
swiDOC wurde nahtlos in vorhandene Buchhaltungssoftware und Office 365 integriert, sodass der gesamte Archivierungsprozess automatisiert abläuft. - Kosten- und Ressourceneffizienz:
Durch die automatisierte und skalierbare Lösung konnten Betriebskosten erheblich gesenkt werden, während gleichzeitig ein Höchstmass an Datensicherheit gewährleistet wurde.
Diese Lösung stellt sicher, dass sämtliche Daten nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch jederzeit nachvollziehbar und transparent bleiben. Dies bildet die Grundlage für ein nachhaltiges Vertrauensverhältnis zwischen meinThurgau, seinen Kunden und den Behörden.
Technische Umsetzung und Mehrwert
Die Implementierung von swiDOC erfolgte in mehreren klar strukturierten Phasen. Zunächst wurde eine umfassende Bestandsaufnahme der bestehenden Archivierungsprozesse vorgenommen. Auf Basis dieser Analyse entstand ein massgeschneidertes Konzept, das den spezifischen Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung gerecht wird. Im folgenden Abschnitt werden die wesentlichen Schritte zusammengefasst:
- Systemanalyse und Konzeptentwicklung:
Eine detaillierte Analyse der bestehenden Buchhaltungssysteme ermöglichte es, Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Das daraus resultierende Konzept zielte darauf ab, die Archivierung zu digitalisieren und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards zu erfüllen. - Integration der OriginStamp API:
Die OriginStamp Blockchain Timestamp Technologie wurde in die Plattform integriert, um jedem archivierten Dokument einen nicht manipulierbaren Zeitstempel zu verleihen. Diese Massnahme gewährleistet, dass alle Daten jederzeit fälschungssicher sind. - Automatisierung und Systemoptimierung:
Durch die nahtlose Verbindung mit gängigen Buchhaltungssoftware-Lösungen sowie Office 365 wurde ein automatisierter Prozess geschaffen, der den manuellen Aufwand erheblich reduziert und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit minimiert.
Die technische Umsetzung hat nicht nur zu einer drastischen Reduktion der administrativen Kosten geführt, sondern auch das Vertrauen der Nutzer in die digitale Archivierung gestärkt. Die Effizienzsteigerung zeigt sich insbesondere darin, dass Unternehmen nun in der Lage sind, ihre Finanzdokumente in einem zentralisierten, zertifizierten System zu verwalten – und das völlig revisionssicher.
Resultate und Impact
Die erfolgreiche Implementierung von swiDOC in Verbindung mit der OriginStamp Blockchain Timestamp Technologie hat meinThurgau zahlreiche Vorteile gebracht. Die Resultate sprechen für sich:
- Erhöhte Datensicherheit und Compliance:
Die manipulationssichere Archivierung sorgt dafür, dass alle Finanzdokumente den strengen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und jederzeit verifiziert werden können. - Effizienzsteigerung im Archivierungsprozess:
Die Automatisierung und Integration in bestehende Systeme ermöglichen einen reibungslosen Ablauf, der den manuellen Aufwand erheblich reduziert. - Stärkung des Vertrauens:
Durch die transparente und revisionssichere Archivierung wird das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Aufsichtsbehörden nachhaltig gestärkt.
Diese Erfolge unterstreichen die strategische Bedeutung von Innovation im Bereich der digitalen Archivierung. MeinThurgau hat es geschafft, traditionelle Herausforderungen mit moderner Technologie zu überwinden und damit einen klaren Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Kundenstimme und Ausblick
Die positive Rückmeldung von Markus Schegg, CEO von meinThurgau, fasst den Erfolg der Implementierung treffend zusammen:
"OriginStamp liefert uns die digitalen Werkzeuge, mit denen wir Schweizer Werte wie Vertrauen und Transparenz im digitalen Raum gewährleisten können."
— Markus Schegg, CEO, meinThurgau AG
Diese Aussage verdeutlicht, dass die Implementierung von swiDOC nicht nur technische, sondern auch strategische Vorteile bietet. MeinThurgau hat durch diese innovative Lösung eine solide Grundlage für zukünftige Entwicklungen geschaffen. Der Erfolg der Archivierungslösung bildet den Ausgangspunkt für weitere digitale Transformationsprojekte, die darauf abzielen, Prozesse noch effizienter und sicherer zu gestalten.
Mit Blick auf die Zukunft plant meinThurgau, zusätzliche Funktionalitäten zu integrieren, die den Archivierungsprozess weiter optimieren und den Anforderungen eines zunehmend digitalen Marktes gerecht werden. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben stehen dabei im Mittelpunkt, um auch in Zukunft höchste Standards zu gewährleisten.
Fazit
Die Erfolgsgeschichte von meinThurgau zeigt eindrucksvoll, wie durch den gezielten Einsatz moderner Technologien traditionelle Geschäftsprozesse revolutioniert werden können. Die Implementierung der swiDOC-Lösung in Kombination mit der OriginStamp Blockchain Timestamp Technologie hat es ermöglicht, eine gesetzeskonforme, automatisierte und manipulationssichere Archivierung von Finanzdokumenten zu realisieren.
Dieses Projekt ist ein klares Beispiel dafür, wie digitale Innovation und der Fokus auf Schweizer Werte wie Vertrauen und Transparenz einen nachhaltigen Mehrwert schaffen können – sowohl für interne Prozesse als auch im Hinblick auf die Wahrnehmung im Markt. MeinThurgau setzt damit neue Massstäbe in der digitalen Archivierung und legt den Grundstein für eine zukunftssichere, effiziente Verwaltung von Finanzdokumenten.
